KOV juht ja personalitöötaja analüüsivad ja mõjutavad PJ väliskeskkonda, et personalijuhtimist eesmärgistada, arvestada võimaluste ja piirangutega ning kujundada tegevuskeskkonda soodsamaks.

Olulisemad väliskeskkonna mõjurid:
 vähenev ja vananev rahvastik, rahvastiku paiknemise muutused;
 vananev personal, töötajate ootuste muutumine, värbamisraskused;
 paindlik töökorraldus;
 kohalike omavalitsuste ebaühtlane juhtimisvõimekus;
 KOV kui tööandja pigem madal maine;
 efektiivsuspüüdlus, KOVide erinev majanduslik võimekus, piirkondlikud palgaerinevused;
 tehnoloogiline areng ning erinev võimekus seda kasutada;
 elukestev õpe, oskuste juhtimine;
 vähene koostöö personalijuhtimisel ning ebapiisav joondatus riigi tegevustega.

KOV leiab oma ülesannete täitmiseks sobivad töötajad või muud lahendused kiiresti, professionaalselt ja läbipaistvalt. See eeldab head tööandja mainet, nutikat planeerimist, oskuslikku värbamisallikate kasutamist, asjatundlikku ja õiglast töölesoovijate hindamist ning teadlikku sisseelamise toetamist.

Kasutatakse BBBB lähenemist – järelkasvu kujundamist (build), sihtotsingut ja konkursse (buy), kontakte ja koostööd ajutisteks lahendusteks (borrow), karjäärijuhtimist, rotatsiooni (bridge). Värbamise ja konkursside korraldus on nutikas, kohanduv ja säästlik; vajaduspõhiselt kasutatakse digitaalseid võimalusi ja teenuseid.

Personalitöötaja kujundab koostöös juhtidega värbamiseks süsteemi ning rakendab seda, kaasates vajadusel juhte ja kolleege ning nõustades neid.

TÖÖANDJA BRÄND

• Kogemuslugu: Tööandjabränd veebis (Saue vallavalitsus) | 1.57 MB | docx
• Tööandja maine kujundamine (Rahandusministeerium)
   
• Riigi kui tööandja maine uuring (sisemine) 2016 | 3.07 MB | pdf
• Riigi kui tööandja maine uuring (väline) 2016 | 4.14 MB | pdf

"TULE TÖÖLE" RUBRIIK VEEBILEHTEDEL

Saue vallavalitsus
Tallinna linn
Saaremaa vald
Tartu linn
Haljala vald

SISSEELAMISE TOETAMINE

VÄRBAMINE

Riigiteatajas KOVide värbamise ja valiku korrad
Juhend tööpakkumiste sisestamiseks ametiasutustele (Rahandusministeerium) 
Värbamise ja valiku käsiraamat (Rahandusministeerium) 
Haridusjuhtide värbamise käsiraamat (Heateo Haridusfond) 
Vestlusvooru abimaterjal (Saaremaa vald) 
Värbamiskanalite checklist (Saarema vald) 
Taustakontrollide läbiviimise juhend (Viimsi vald) 
Kandidaadi nõusoleku vorm taustauuringule (Viimsi vald) 
Personali värbamise ja valiku kord (Viimsi vald) 
Ametnike värbamise ja valiku kord (Pärnu linn)
Ametnike haridusele, töökogemusele, teadmistele ja oskustele esitatavad nõuded (Pärnu linn)
AI assistendina värbajale ja värbamisturundujale ettekanne 
Unlocking LinkendIn (ettekanne koostöökohtumisel 2024)

KOV meeskonnal ja töötajal on KOV arengukavast lähtuv suund, töötaja eesmärgid ja ülesanded on kokku lepitud. Eesmärgistamisel ja tagasisidestamisel kasutatakse erinevaid meetodeid ja viise (näiteks väärtuspõhine juhtimine, tulemusjuhtimine, kompetentsijuhtimine; ametijuhend, töökorralduslikud juhised, tulemuseesmärgid jm).

Personalitöötaja kujundab koostöös juhtide ja kolleegidega süsteemi meeskondade ja töötajate eesmärgistamiseks ja tagasisidestamiseks ning toetab selle rakendamist. Juht annab tagasisidet, märkab saavutusi ja probleeme ning teeb sellest lähtuvaid otsuseid.

Arenguvestluste läbiviimine (Rahandusministeerium)
Arenguvestlustest digisüsteemselt (Lääne-Harju vald) 
PlanPro vestluste tarkvara (PlanPro) 
Aastavestluse vorm (Saaremaa VV) 
Koosloome arenguvestluste teemal (KOVide personalispetsialistid)
Arengu- ja hindamisvestluse läbiviimise kord (Lääne-Harju vald) 
      lisa 1 Vestluse ettevalmistusleht 
      lisa 2 Vestluse kokkuvõte 

KOV juhtimine ja personalitöö on seotud: ühest küljest on juhid personalitööle ootuse seadjad, teisalt loob strateegiline PJ eeldused KOV eesmärkide saavutamiseks ja toetab juhtimist. Lihtsustatult - juht vastutab organisatsiooni ja selle kultuuri kujundamise eest, personalitöötaja toetab erialaste kompetentsidega.Organisatsiooni kujundamine on organisatsiooni struktuuri, alluvussuhete, ametikohtade ja koosseisu määratlemine viisil, mis toetab organisatsiooni eesmärkide täitmist, väliskeskkonnaga kohanemist ja seesmist koostööd. Organisatsioonikultuur on töötajate igapäevast tegevust suunavad tavad ja väärtused.Üheks organisatsiooni kujundamise osaks on KOV PJ fookus ja korraldus. Mudel sobib ametiasutusele ning on soovitav ka KOV hallatavates asutustes, sest suuresti just nende kaudu osutatakse elanikele teenuseid.

Andmete abil strateegilisemaks (ettekanne koostöökohtumisel 2024, Harku valla  kogemus personaliandmete kasutamisest)

1. Rapla Vallavalitsuse juhtimis- ja töökorralduse analüüs 2025
2. Hiiumaa juhtimisaudit 2023
3. Kose Vallavalitsuse ja selle hallatavate asutuste optimaalse haldusteebuse korraldamise mudeli väljatöötamine 2023

KOV juht ja personalitöötaja teevad personalijuhtimise eesmärkide seadmiseks ja saavutamiseks ning personalitöö arendamiseks koostööd omavahel, KOV elanike ja organisatsioonidega, teiste KOVidega piirkondlikult, Eestis ja rahvusvaheliselt ning riigiasutustega. 

KOV kasutab erinevaid viise töötajate heaolu toetamiseks. Sõnastatud on väärtuspakkumine olemasolevatele ja potentsiaalsetele töötajatele. Tööd korraldades ja arengut toetades arvestatakse töötajatega ning juhitakse teadlikult töötajakogemust. Tasustamine on seesmiselt õiglane, väliselt konkurentsivõimeline, tulemuslikkust ja koostööd toetav.
Personalitöötaja kujundab koostöös juhtide ja töötajatega motivatsiooni toetava süsteemi ning nõustab selle rakendamist. 

Tööperestamise ja ametikohtade hindamise kasu omavalitsusele (ettekanne koostöökohtumisel 2024) 

Kohalike omavalitsuste palgajuhendid (riigiteataja.ee)

KOV arengu ja kohanemisvõime tagamiseks ja töötajate eneseteostuse toetamiseks loob KOV võimalused koos õppimiseks ja töötajate individuaalseks arenguks. Tööalast arengut toetatakse sihipäraselt ja mitmekülgselt – soodustatakse töökogemusest õppimist, kogemuste vahetamist, rotatsiooni, kasutatakse koostöiseid ning traditsioonilisi õppimisviise. Personaliarendus on osaks töötajate kompetentsi- ja karjäärijuhtimisest ning KOV kui organisatsiooni oskuste- ja teadmusjuhtimisest. KOV lähtub eeldusest, et iga inimene on milleski hea ja soovib areneda ning otsib võimalusi töötaja sobivaimaks rakendamiseks.
Personalitöötaja kujundab koostöös juhtide ja töötajatega arengut ja õppimist toetava süsteemi, viib seda ellu ning nõustab selle rakendamist. 

Saue Vallavalitsuse teenistujate koolituse põhimõtted ja kord

KOV personali planeerimine aitab valmistuda muutusteks, ennetada ootamatuid olukordi või lahendada neid negatiivsete tagajärgedeta ja optimaalsete kuludega. Personali planeerimine eeldab KOV väliskeskkonna ja eesmärkide muutuste teadvustamist ning andmeid lahkunud, olemasolevate ja potentsiaalsete töötajate, nende ootuste ja arengupotentsiaali kohta. Pärast andmete kogumist ja analüüsi tehakse järeldused töötajate värbamis-, vabastamis-, arendamis- ja töökorralduse muutmise vajaduse kohta. Järeldustele tuginevad plaanid viiakse ellu ning hinnatakse nende mõju. Personali planeerimise eelduseks on seda toetav personaliarvestus.

Personaliarvestus on vajalik tööandja kohustuste täitmiseks ning töötajate ja töökorraldusega seotud otsuste andmepõhiseks
tegemiseks. Personaliarvestuses kasutatakse kaasaegseid tehnoloogiaid. 

RTK koostatud tööajaplaneerimise ja –arvestamise infosüsteemide eelanalüüs (muuhulgas Persona vs Virosoft)

KOV töökorraldus toetab häid kollegiaalseid suhteid ja tulemuslikkust. Kasutatakse aja- ja kohapaindlikku töökorraldust ning kaasaegseid tehnoloogilisi võimalusi teenuste osutamiseks ja töötamiseks. Teenistus- ja töösuhted on korraldatud õiguspäraselt ning vormistatud korrektselt. Töötajaid koheldakse õiglaselt ja meeskond on mitmekesine. Töö füüsiline ja vaimne keskkond toetab töötajate tervist ja töövõimet.
Töökeskkonna kujundamise põhimõtete eest vastutab eelkõige personalitöötaja, tehes koostööd juhiga ja kaasates kolleege ning vajadusel spetsialiste; töökeskkonna igapäevase toimimise ja sobivuse eest vastutab vahetu juht koostöös töötajaga.

VAIMNE TERVIS
Vaimsete ressursside arenguprogramm
Depressioonivihik
Peaasi.ee Ärevuse töövihik
Peaasi.ee Strateegiad töökeskkonnas
Peasi.ee Vaimse Tervise Tegevuskava

KAUGTÖÖ

Kaugtöö juhendmaterjal (Rahandusministeerium, riigihalduse ja avaliku teenistuse osakond)
Kaugtöö_küsimustik   (Tööinspektsioon, tooelu.ee)
Kaugtöötaja töötervishoid ja -ohutuse juhis (Tööinspektsioon, tooelu.ee)
Järva Vallavalitsuse kaugtöö juhend 
Virtuaalse meeskonnatöö pädevuste raamistik Targa Töö Ühing 
Märgis "Kaugtöö tegija"
 

KOV mõtestab töötajatega seotud tegevusi töötaja vaatepunktist. Töötajakogemuse kujundamine on töötamise disainimine selleks, et töötamine annaks töötajale meeldiva kogemuse. Kujundatakse organisatsioonikultuuri, töökorraldust, vaimset ja füüsilist töökeskkonda, tööülesandeid ja eesmärke, õppimist ning ka töötaja suhtumist. Seejuures peetakse silmas kogu töötaja teekonda värbamisest kuni töölt lahkumiseni.
Eestvedaja on personalitöötaja, ta kaasab töötajad, juhid ja vajadusel elanikud. Töötaja teeb töökogemuse heaks koostööd vahetu juhi, personalitöötaja ja kolleegidega, annab tagasisidet, teeb ettepanekuid ning räägib ootustest ja vajadustest. Töötaja saab koos kolleegidega teha palju selleks, et elada hästi sisse, teha endale sobivat tööd, olla motiveeritud, tulemuslik, arenev ja terve ning tunda oma tööst rõõmu. KOV toetab teda selles.

SISSEELAMINE

Avaliku sektori ametnike ja töötajate sisseelamine (e-kursus)

TÖÖLT LAHKUMINE 

RAHULOLU UURINGUD

Töörahulolu uuringu küsimustik FORMSI formaadis (töötatud välja Raplamaa omavalitsuste personalijuhtimise mudeli rakendusprojekti käigus)

Käsiraamat avaliku teenistuse pühendumuse ja rahulolu uuringuteks 
Asutusepõhise uuringu ankeet 
Avaliku teenistuse pühendumus näidisjoonised 

Avalik teenistus tähendab teenistus- või töösuhet riigi või kohaliku omavalituse ametiasutusega.  Iga avalik teenistuja on osa suuremast süsteemist, mille ühine eesmärk on ühiskondliku huvi teenimine. Peamised põhimõtted, mida kõik teenistujad oma töös arvestama peavad, on kirja pandud eetikakoodeksisse.

PERSONALIHALDUSTARKVARA

Persona vs Virosoft (ettekanne koostöökohtumisel 2024 Rae valla personalihaldustarkvara kasutajakogemus)

ANDMEKAITSE

Töötaja privaatsus: värbamisest uute väljakutseteni AKI juhendmaterjal
Isikuandmed töösuhetes AKI juhendmaterjal
Ringkiri e-postide osas AKI juhendmaterjal

• I Andmekaitse vajalikkus;
• II Miks privaatsus on oluline;
• III Isikuandmete töötlemise põhimõtted;
• IV Isikuandmete töötlemise õiguslikud alused;
• V Erisused andmete töötlemisele avalikus sektoris;
• VI Andmekaitsespetsialist.

Kohalike omavalitsuste sisekontrollisüsteemi korraldamise soovituslik juhend (2018) 

• Riigi kui tööandja personalipoliitika valge raamat 

• Personalijuhtimise valdkondade kirjeldus

• Personaliplaneerimise juhendmaterjal

  Rahandusministeeriumi eestvedamisel on välja töötatud personaliplaneerimise juhendmaterjal, mis on mõeldud abivahendiks organisatsioonis personaliplaneerimise eest vastutajatele. Juhendmaterjalis on kirjeldatud personaliplaneerimise etapid, tutvustatud erinevaid tööanalüüsi meetodeid, tööjõu nõudluse ja pakkumuse prognoosimise tehnikaid ning toodud juhised personaliplaani koostamiseks, elluviimiseks ja hindamiseks.

• Arengu- ja hindamisvestluste käsiraamat

  Avaliku teenistuse seaduses on paika pandud arengu- ja hindamisvestluste läbiviimise põhimõtted. Vähemalt kord aastas peab vahetu juht temale alluva ametnikuga vestluse, mille käigus hinnatakse ametniku töötulemusi, ametialast arengut ja koolitusvajadust ning räägitakse läbi järgmise perioodi eesmärgid. Samuti annab ametnik juhile tagasisidet juhtimise kohta. Arengu- ja hindamisvestluse pidamise korra kehtestab asutuse juht.