Digilahenduste abil saab automatiseerida mitmeid personalitööga seotud tegevusi, nagu tööaja arvestus, puhkuste haldamine ja palgaarvestus jne. See vähendab administratiivset koormust. Kui paberitöö ja käsitsi tehtavad protsessid asendatakse digitaalsete lahendustega, võimaldab see personaliinimesel keskenduda rohkem strateegilistele ja väärtust loovatele tegevustele, näiteks töötajate arendamisele ja organisatsioonikultuuri kujundamisele.
Lisaks aitab digitaliseerimine vähendada inimlikest vigadest tulenevaid probleeme ning parandab andmete täpsust ja usaldusväärsust.
Kõige levinum on Persona
Populaarseim on üle omavalitsuse personalihaldustarkvara Persona, mida kasutab 46 omavalitsust, neljal on kasutusel Virosoft ja Tallinna linnal on äritarkvarale SAP arendatud personalihalduse lahendused.
Värbamistarkvaradest on omavalitsustes kasutusel Recrur, Talendipank ja Teamdash – kokku kasutusel viies omavalitsuses.
12 omavalitsust on kasutusele võtnud PlanPro, mis võimaldab hallata tööülesandeid, planeerida ajajoont, saada ülevaadet töövoogudest ja eesmärgi täitmistest. Lisaks on olemas arengu- ja tulemusvestluste moodul ning laiemalt tagasisidestamise toetamine.
Väikeses organisatsioonis võib vabalt piisata Exceli tabelist ja mõnest dokumendikaustast, aga töötajate arvu suurenedes hakkavad personaliga seotud protsessid nõudma rohkem aega ja süsteemsust. Millal on sellise tarkvara kasutuselevõtt tegelikult mõistlik?
Millal oleks digitugi mõistlik?
Praktika näitab, et personalihaldusprogrammi kasutuselevõtuks ei ole olemas ühte kindlat ja universaalset valemit. Näiteks leidub omavalitsusi, kus töötab alla 25 inimese, kuid personalihaldusprogramm on juba kasutusel. Samas on ka üle 50 töötajaga omavalitsusi, kus personalitöös ei kasutata eraldi digilahendust.
Üldiselt hinnatakse siiski, et kui töötajate arv ületab umbes 25 inimest, võib personalihaldusprogrammi kasutuselevõtt tuua juba märgatavat kasu. Selline süsteem aitab hallata töötajate andmebaasi, automatiseerida puhkuste ja puudumiste arvestust ning hoida töölepingud ja muud dokumendid ühes keskses keskkonnas.
Praktikas kasutatakse sageli lihtsat rusikareeglit:
-
kuni 10 töötajat – tavaliselt pole eraldi personalihaldusprogrammi vaja
-
10–25 töötajat – tasub selle kasutuselevõttu kaaluda
-
25+ töötajat – programm võib juba olla mõistlik investeering
-
50+ töötajat – personalitarkvara kasutamine on üldjuhul väga soovitatav
Tallinna ja Pärnu linnas ning Viljandi vallas on personalitarkvara kasutus kõige mitmekülgsem – kasutusel on lahendused nii töötajate andmete haldamiseks, värbamisprotsesside toetamiseks kui ka töö planeerimiseks ja arenguvestluste läbiviimiseks.
Loe ka
Rae Vallavalitsuse kogemuse Personalt Virosoftile üleminekul
*Kui juuresolevas infos on andmevigu, siis palun sellest teada anda, aitäh. (annely.sumre@elvl.ee)
Viimati uuendatud 26.03.2026
